Project work a cura di: Lucia Casciaro per il Master di I livello in Indicizzazione, Anno Accademico 2014/2015
Digitalizzazione dell’archivio Anagrafe del Comune di Paterno Calabro (CS). Project work a cura di: Lucia Casciaro per il Master di I livello in Indicizzazione, Anno Accademico 2014/2015.
Obiettivo principale del progetto è la digitalizzazione dei documenti presenti nell’anagrafe comunale: schede individuali, schede di famiglia, schede delle carte d’identità e registri di Stato Civile. Gli atti verranno archiviati e gestiti in formato digitale, collegati all’applicativo gestionale dei Servizi Demografici, rendendoli consultabili e ricercabili a video con un considerevole risparmio sia in termini di costi diretti (carta, spazi) che indiretti (tempo, efficienza).
Il progetto prevede la realizzazione di una banca dati contenente i dati della popolazione residente per la successiva implementazione nel software che gestirà i servizi anagrafici del Comune.
Il progetto sarà articolato in 6 fasi:
1. installazione del software e dei driver scanner;
2. verifica della quantità, dello stato di conservazione e suddivisione per tipo dei documenti da digitalizzare;
Al termine di questa fase verrà redatta una relazione sullo stato dei documenti e sulla scelta di quelli da digitalizzare da consegnare al Committente.
3. digitalizzazione e popolamento della banca dati con l’inserimento di tutti i dati contenuti nelle schede di famiglia, di quelle individuali e nei registri dello Stato Civile;
4. preparazione dei documenti per la scansione, verifica e correzione di eventuali errori e associazione file immagini;
All’esito dell’acquisizione e della verifica dei documenti si procederà, insieme al Dirigente dell’Ufficio e al Committente, alla scelta dei criteri di indicizzazione, che verranno individuati per tipologia degli atti.
5. indicizzazione secondo i criteri stabiliti;
Terminata la fase di indicizzazione in fase di attivazione del servizio viene concordato il metodo per l’estrapolazione dei dati dal data base dell’anagrafe per i controlli di congruenza. I dati estratti vengono confrontati con quelli inseriti, procedendo alla correzione manuale di eventuali anomalie.
6. l’ultima fase servirà a testare la funzionalità del prodotto finale con l’uso dell’applicativo a regime presso gli sportelli, previa divulgazione dei risultati all’interno dell’Ente e la successiva pubblicità nel sito web del Comune.
Il progetto per essere realizzato necessita della disponibilità di strumenti tecnici quali: pc e scanner che saranno messi a disposizione dall’Ente, insieme al materiale da digitalizzare e alle risorse umane che dovranno collaborare fattivamente con la sottoscritta. Il software necessario denominato “J. Demos” nonché il modulo per l’interfaccia utente “D.ocumenti o.n. L.ine” necessari per l’acquisizione, la catalogazione la consultazione dei documenti è già in possesso dell’Ente, ma dovrà essere installato a cura dell’Azienda Informatica che cura l’assistenza hardware e software.
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